Transportadora regional
tarefa: o setor de frota respondia a três pessoas ao mesmo tempo
Desenhamos a estrutura com a operação toda em uma perna só. Ficou o organograma novo e o calendário da reunião semanal de frota.
Consultoria de gestão e organização
O que fica com você
O que está na pasta no dia da entrega.
O mapa da estrutura
Um desenho do que existe e outro do que foi combinado, lado a lado, com as diferenças marcadas.
As descrições de cargo
Uma folha por posição: entregas, decisões próprias e o que sobe para a chefia.
A matriz de papéis e decisões
Os tipos de decisão da casa em uma tabela de duas páginas, fechada com a diretoria presente.
O regimento das reuniões
Quem convoca, quem participa, quanto dura, o que entra em pauta e onde fica a ata.
O calendário da rotina
O que quem dirige olha toda semana, revê todo mês e retoma a cada trimestre, em uma página.
O arquivo editável
Todos os documentos em formato aberto, com uma sessão final sobre como alterá-los sem perder a lógica.
Como trabalhamos
Cinco coisas que se descobrem antes de mexer em qualquer cargo
A ordem importa. Quase todo desenho de estrutura feito de cima para baixo volta para a gaveta em três meses, porque foi escrito longe de quem faz o trabalho.
Passo 01
A conversa vale mais que o desenho na parede
O organograma pendurado na recepção quase nunca descreve o que acontece. Começamos ouvindo, uma a uma, as pessoas que respondem por cada área, e anotamos o que elas de fato decidem.
Passo 02
Quem propõe, quem aprova, quem só precisa saber
Boa parte das queixas de atraso vira outra coisa quando se escreve, para cada tipo de decisão, esses três nomes. A matriz cabe em duas páginas e resolve discussões que duravam semanas.
Passo 03
Rotina antes de reunião nova
Ninguém precisa de mais reuniões. Precisa que as que já existem tenham pauta escrita, um dono e um lugar combinado onde a decisão fica registrada.
Passo 04
Cargo com nome e com limite
Cada posição ganha uma descrição curta: o que entrega, o que decide sozinha e o que leva para a chefia. Uma folha por cargo, sem anexo.
Passo 05
O documento fica com a casa
Nada sai em formato fechado. A matriz e o regimento vão em arquivo editável, porque eles vão mudar no mês seguinte à entrega — e devem mudar sem depender de nós.
Casos
Empresas que passaram de dez para quarenta pessoas
Histórias curtas em três partes: o que a empresa trouxe, o que fizemos e o que ficou com ela. Publicadas com autorização de cada casa.
Empresa de manutenção predial
tarefa: o dono aprovava até pedido de material de limpeza
Listamos oitenta decisões do mês anterior e classificamos cada uma. Ficou uma matriz em que o dono aparece em nove delas, e não em oitenta.
Laboratório de análises com quatro pontos de coleta
tarefa: coordenadores sem descrição de cargo havia seis anos
Escrevemos as descrições junto com eles, em duas rodadas. Ficaram as folhas de cargo e um combinado sobre o que muda quando abre um ponto novo.
Distribuidora de peças agrícolas
tarefa: o calendário de gestão existia só na cabeça do diretor
Transcrevemos o ano dele em uma página e devolvemos como calendário. Ficou o documento e o hábito de revê-lo no primeiro dia útil do mês.
Conte como as decisões andam hoje na sua empresa
Na primeira conversa, de uma hora e sem compromisso, ouvimos como as áreas se falam e dizemos que tipo de leitura faz sentido no seu caso.