Cinco frentes de trabalho e três formatos de contrato. Nesta página estão o nome de cada serviço, o que ele inclui, a ordem em que o trabalho é conduzido e o prazo até a entrega dos documentos.
Cada frente pode ser contratada sozinha ou no conjunto. Abaixo está o nome de cada serviço e o que exatamente é feito e entregue nele.
Leitura de como as áreas se ligam hoje e redação de quem responde por cada frente. Entrega: organograma atual e proposto lado a lado, descrição de cargo em uma folha por posição e a matriz que diz quem propõe, quem aprova e quem é avisado em cada tipo de decisão.
Revisão dos encontros que a casa já faz e descarte dos que não decidem nada. Entrega: lista das reuniões que ficam, pauta fixa de cada uma, modelo de ata, regra de quem convoca e o registro de encaminhamentos com responsável e prazo.
Escolha dos poucos números que a direção acompanha de fato. Entrega: ficha de cada indicador com fonte, responsável e frequência, planilha de apuração e o modelo de relatório mensal lido em reunião.
Separação das decisões que continuam com a direção e das que passam para os coordenadores. Entrega: tabela de alçadas, roteiro de transferência de cada decisão, plano de acompanhamento dos primeiros noventa dias e o roteiro de conversa entre chefe e coordenador.
Montagem do ritmo anual de quem dirige. Entrega: calendário com o que se olha toda semana, o que se revê todo mês e o que se retoma a cada trimestre, mais o roteiro da reunião de fechamento do ano.
Cada etapa termina em alguma coisa que dá para abrir e ler. Nenhuma passa adiante sem a diretoria ter visto o que saiu da anterior.
Recolhemos organogramas antigos, atas, descrições de cargo e a lista de reuniões que já acontecem. Sai uma folha com o que está escrito e o que nunca foi.
Uma hora com cada pessoa que responde por uma frente. A pergunta é sempre a mesma: o que você decide sem perguntar a ninguém?
O primeiro desenho do que existe hoje, com as linhas duplas e os trechos em que duas pessoas mandam na mesma coisa.
Vinte a trinta tipos de decisão, cada um com quem propõe, quem aprova e quem é avisado. Fechada junto com a diretoria.
Quais encontros ficam, quais somem, quem convoca, o que entra em pauta e onde a decisão é registrada depois.
O ano de quem dirige em uma página: o que se olha toda semana, o que se revê todo mês e o que só volta no trimestre.
Os quatro documentos são lidos com a equipe reunida, corrigidos na hora e entregues em arquivo aberto.
Da leitura curta da estrutura ao acompanhamento das primeiras reuniões já sob o regimento novo.
As dúvidas que aparecem em quase todo primeiro telefonema, respondidas sem rodeio.
Não é esse o trabalho. Olhamos quem decide o quê, onde as decisões travam e quais reuniões não têm dono. Quadro de pessoal é assunto da diretoria, e não entramos nele.
Não. As conversas são de uma hora, marcadas com antecedência e distribuídas por duas semanas. A maioria acontece na própria sala da pessoa.
É o caso mais comum. O primeiro mapa sai das conversas, não de um documento anterior — e é justamente por isso que ele costuma surpreender quem dirige.
Quem responde por uma área, mesmo sem cargo formal. Nas semanas de fechamento, a diretoria inteira em duas reuniões de duas horas.
Escritos para a sua casa, com os nomes das suas áreas e os seus tipos de decisão. O formato se repete de projeto para projeto; o conteúdo, nunca.
Ela vai mudar. Por isso tudo é entregue em arquivo editável e o último encontro é dedicado a mostrar como alterar a matriz sem quebrar a lógica dela.
Na primeira conversa, de uma hora e sem compromisso, ouvimos como as áreas se falam e dizemos que tipo de leitura faz sentido no seu caso.